Πώς διαμορφώνεται μια αποτελεσματική εταιρική ταξιδιωτική πολιτική

Μια σωστά σχεδιασμένη ταξιδιωτική πολιτική βοηθά την επιχείρηση να ελέγχει το κόστος, να προστατεύει τα στελέχη της που ταξιδεύουν και να διαχειρίζεται αποτελεσματικά τα επαγγελματικά ταξίδια.

1. Καταγραφή του συνολικού κόστους των ταξιδιών

Για να έχετε πραγματική εικόνα της ταξιδιωτικής σας δαπάνης, δεν αρκεί να εξετάζετε μόνο το κόστος των αεροπορικών εισιτηρίων.

Μια ολοκληρωμένη εικόνα του κόστους περιλαμβάνει:

• διαμονή
• μετακινήσεις και ενοικιάσεις αυτοκινήτων
• ασφάλιση
• πρόσθετες υπηρεσίες
• τυχόν έξοδα που επιβαρύνουν τον ταξιδιώτη
• κρυφές ή έμμεσες δαπάνες

Η πλήρης εικόνα του κόστους είναι το πρώτο βήμα για τον αποτελεσματικό έλεγχό του.

2. Πρόβλεψη και διαχείριση των κινδύνων

Το σύγχρονο επιχειρηματικό περιβάλλον γίνεται ολοένα πιο σύνθετο και απρόβλεπτο. Η ασφάλεια και η υγεία των εργαζομένων που ταξιδεύουν πρέπει επομένως να αποτελούν βασικό μέρος της ταξιδιωτικής πολιτικής.

Καθορίστε σαφείς οδηγίες για την ασφάλεια των ταξιδιωτών και ορίστε ποιος έχει την ευθύνη για την υποστήριξη και προστασία τους πριν και κατά τη διάρκεια του ταξιδιού.

3. Συνεργασία και συντονισμός μεταξύ των τμημάτων

Η διαχείριση των επαγγελματικών ταξιδιών αφορά περισσότερα από ένα τμήματα της επιχείρησης.

Οικονομική Διεύθυνση, Προμήθειες, Ανθρώπινο Δυναμικό και οι ίδιοι οι εργαζόμενοι που ταξιδεύουν πρέπει να έχουν σαφείς ρόλους και κοινή κατεύθυνση.

• Ενημέρωστε έγκαιρα τους εργαζόμενους για την ταξιδιωτική πολιτική
• Συμπεριλάβετε τους στη διαμόρφωσή της.
• Εξασφαλίστε την έγκριση της διοίκησης.
• Κοινοποιήστε τους κανόνες σε όλη την εταιρεία με σαφήνεια.

Μια πολιτική που είναι γνωστή και αποδεκτή από όλους εφαρμόζεται πιο αποτελεσματικά.

4. Συγκέντρωση των δεδομένων των ταξιδιών

Οι κρατήσεις πραγματοποιούνται πλέον από διαφορετικά κανάλια και παρόχους, γεγονός που μπορεί να δυσκολεύει την παρακολούθηση των ταξιδιωτικών δεδομένων.

Η συγκέντρωση όλων των πληροφοριών σε ένα ενιαίο σύστημα προσφέρει καλύτερο έλεγχο, πληρέστερη εικόνα των δαπανών και αποτελεσματικότερη διαχείριση.

Η τεχνολογία μπορεί να κάνει τη διαδικασία απλούστερη και πιο αποδοτική.

5. Ενσωμάτωση της ταξιδιωτικής πολιτικής στο Ubi

Με το Ubi (Uniglobe Booking Intelligence) η εφαρμογή της εταιρικής ταξιδιωτικής πολιτικής μπορεί να γίνει σε μεγάλο βαθμό αυτοματοποιημένα.

Οι κανόνες της επιχείρησής σας ενσωματώνονται στη διαδικασία κράτησης, ενώ οι περιπτώσεις που αποκλίνουν από την πολιτική μπορούν να αντιμετωπίζονται με σαφείς κανόνες έγκρισης και την απαιτούμενη ευελιξία.

Έτσι, η ταξιδιωτική πολιτική δεν μένει απλώς ένα σύνολο κανόνων, αλλά γίνεται εργαλείο καθημερινής διαχείρισης και ελέγχου του ταξιδιωτικού κόστους.